6 βήματα για αποτελεσματικό σχεδιασμό

Για μακροπρόθεσμους στόχους, χρειάζεστε ένα πολυετές σχέδιο, για βραχυπρόθεσμους στόχους - ένα τριμηνιαίο πρόγραμμα και για τους τρέχοντες στόχους - μηνιαία, εβδομαδιαία, καθημερινά. Τι είναι πραγματικά σημαντικό κατά τον προγραμματισμό; Εδώ είναι τα 6 πιο σημαντικά βήματα για τον επιτυχημένο σχεδιασμό.

Οι ειδικοί στη διαχείριση του χρόνου συμβουλεύουν ότι όταν σχεδιάζετε τρέχουσες υποθέσεις, κάντε το με την προοπτική μιας εβδομάδας, γιατί η εβδομάδα δίνει ένα ευρύτερο πλαίσιο στις δραστηριότητές μας. Και τι πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την οργάνωση εργασιών;

Μέσω του χρονοδιαγράμματος, θα ανακαλύψετε ότι δεν χρειάζεται να κάνετε τα πάντα! Τότε θα ξέρετε τη χαρά να απολαύσετε τον ελεύθερο χρόνο σας. Η προσωπική και επαγγελματική μας επιτυχία εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πώς οργανώνουμε το χρόνο μας. Επιλέγουμε τον τρόπο που το ξοδεύουμε εμείς οι ίδιοι, εμείς και οι συνέπειες αυτών των αποφάσεων. Για να διαχειριστούμε τον εαυτό μας με την πάροδο του χρόνου, ας ακολουθήσουμε το ρητό του Stephen R. Covey: "Αντί να επικεντρωθούμε στο να κάνουμε το σωστό, πρέπει να εστιάσετε την προσοχή σας στο να κάνουμε το σωστό." Οι αποφάσεις μας σχετικά με τη χρήση του χρόνου επηρεάζονται από δύο κριτήρια - το επείγον και τη σημασία. Συχνά αποδίδουμε σημασία σε πάρα πολλές εργασίες. Όμως, η σωστή προτεραιότητα είναι να συνειδητοποιήσουμε τι είναι καλύτερο στην ιεραρχία αξιών μας, όχι μόνο να αντιδράσουμε σε επείγοντα ζητήματα. Πώς να τα ξεχωρίσετε μεταξύ τους; Το επείγον είναι ένα κριτήριο που σχετίζεται με το χρόνο, τη σημασία για τους στόχους μας. Ένα πρακτικό εργαλείο που δείχνει το εύρος των δραστηριοτήτων και βοηθά στον προσδιορισμό του τι είναι πραγματικά σημαντικό είναι το χρονοδιάγραμμα. Η πιο σημαντική προϋπόθεση για την αποτελεσματική δράση και τον προγραμματισμό είναι να επικεντρωθεί στο τεταρτημόριο II και ταυτόχρονα να εξαλειφθούν πολλές δραστηριότητες στα I και III, και να αγνοηθεί το τεταρτημόριο IV.

Σπουδαίος

Πίνακας χρόνου: τεταρτημόριο Ι.

Καλύπτει τόσο σημαντικά όσο και επείγοντα θέματα. Είναι «διαχείριση κρίσεων» - δράσεις στρατηγικής σημασίας και επείγοντα θέματα. Σε αυτό το τρίμηνο, εργαζόμαστε, χρησιμοποιούμε τις γνώσεις μας για να αντιδράσουμε σε πολλές καταστάσεις και να αντιμετωπίζουμε προκλήσεις. Δεν μπορούμε να παραμελήσουμε αυτά τα θέματα.

Πίνακας χρόνου: τεταρτημόριο II

Καλύπτει σημαντικά αλλά όχι επείγοντα θέματα. Είναι ένα «υψηλής ποιότητας» τρίμηνο στο οποίο διαχειριζόμαστε τους εαυτούς μας: κάνουμε μακροπρόθεσμα σχέδια, προβλέπουμε προβλήματα και τα αποτρέπουμε, αναπτύσσουμε τις ικανότητές μας, αναγεννάμε, περνάμε χρόνο με τους αγαπημένους μας. Όσο περισσότερο χρόνο ξοδεύουμε σε αυτό το τρίμηνο, τόσο αυξάνεται η ικανότητά μας να δράσουμε. Η παραμέληση των δραστηριοτήτων σε αυτό διευρύνει το τεταρτημόριο Ι, το οποίο τελικά μας καταναλώνει, προκαλεί άγχος και εξάντληση.

Πίνακας χρόνου: τεταρτημόριο III

Υπάρχουν επείγοντα θέματα, αλλά όχι σημαντικά. Αυτό είναι ένα τέταρτο της αυταπάτης, διότι ο θόρυβος γύρω από αυτό που είναι επείγον μπορεί να δημιουργήσει μια ψευδαίσθηση σημασίας. Σε αυτό το τεταρτημόριο, εκτελούμε ενέργειες που είναι τρέχουσες, αλλά σημαντικές για κάποιον άλλο, εκπληρώνουμε τις προσδοκίες άλλων ανθρώπων, πιστεύοντας ότι βρισκόμαστε στο τεταρτημόριο Ι.

Πίνακας χρόνου: τεταρτημόριο IV

Αυτά δεν είναι επείγοντα και ασήμαντα θέματα. Ελαχιστοποιώντας το χρόνο που δαπανάται σε αυτό το τρίμηνο, θα κερδίσουμε χρόνο για πραγματικά σημαντικά πράγματα.

1. Αποτελεσματικός προγραμματισμός: σκεφτείτε το όραμα και την αποστολή σας

Όταν αρχίζετε να σχεδιάζετε τις δραστηριότητές σας, σκεφτείτε τι είναι πιο σημαντικό στη ζωή σας. Σκεφτείτε το όραμά σας, τι θα θέλατε να κάνετε, τους κανόνες με τους οποίους ακολουθείτε (πυξίδα!). Όσο μακρινό φαίνεται, είναι εξαιρετικά σημαντικό επειδή οι πεποιθήσεις σας επηρεάζουν τους στόχους που έχετε θέσει για τον εαυτό σας, τις αποφάσεις που λαμβάνετε και τον τρόπο με τον οποίο περνάτε το χρόνο σας.

Ο προβληματισμός για την αποστολή κάποιου είναι απαραίτητη προϋπόθεση για να ενεργεί σύμφωνα με ό, τι είναι σημαντικό, επειδή έχει ισχυρή επιρροή στην υλοποίηση των υπόλοιπων δραστηριοτήτων που ανατίθενται στο τρίμηνο II. Εάν το κριτήριο της ζωής σας είναι προσωπική ανάπτυξη, όταν είστε με την οικογένειά σας, ανακαλύπτετε τις αξίες της ζωής ή της κοινωνικής δραστηριότητας, τότε επιστρέφοντας σε αυτήν από καιρό σε καιρό, θα κάνετε τα πιο σημαντικά πράγματα που αποτυπώνονται στη μνήμη σας. Η αποστολή θα δημιουργήσει ένα πλαίσιο εντός του οποίου θα λάβετε αποφάσεις στα επόμενα στάδια προγραμματισμού.

2. Αποτελεσματικός σχεδιασμός: καθορίστε τους ρόλους σας

Οι ρόλοι είναι σύμβολα καθηκόντων, σχέσεις με ανθρώπους, δραστηριότητες προς όφελος της κοινωνίας. Ο ορισμός τους δημιουργεί σαφώς μια φυσική δομή που μας επιτρέπει να διατηρούμε την ισορροπία. Οι ρόλοι που παίζετε βασίζονται στην αποστολή σας. Καταγράψτε τους ρόλους σας σε ένα κομμάτι χαρτί (π.χ. σύζυγος, μητέρα, μαθητής, διευθυντής, διευθυντής, μέλος ενός αθλητικού συλλόγου). Η έρευνα δείχνει ότι η εμφάνιση σε περισσότερα από επτά είναι αναποτελεσματική, οπότε προσπαθήστε να συνδυάσετε ορισμένες λειτουργίες, για παράδειγμα.Ο προσδιορισμός των ρόλων της ζωής σάς βοηθά να δείτε τη ζωή στο σύνολό της - μπορείτε να δείτε ότι δεν είναι μόνο δουλειά ή οικογένεια, αλλά όλοι μαζί. Καθώς περιγράφετε τους ρόλους σας, θα παρατηρήσετε "σημαντικά αλλά όχι επείγοντα" θέματα (τεταρτημόριο ΙΙ) που συνήθως αγνοούνται. Εκτός από τους ρόλους, προσθέστε το "saw sharpening" στο εβδομαδιαίο πρόγραμμα. Είναι η ενέργεια που πρέπει να βάλουμε στην τελειοποίηση των δεξιοτήτων μας σε τέσσερις θεμελιώδεις διαστάσεις της ζωής - σωματική, κοινωνική, πνευματική και πνευματική. Απορροφημένο από το "πριόνισμα" (απόκτηση αποτελεσμάτων), ξεχνάμε να "ακονίζουμε το πριόνι" (διατηρούμε ή αναπτύσσουμε την ικανότητα να επιτυγχάνουμε αποτελέσματα στο μέλλον). Εάν, για παράδειγμα, δεν παίζουμε αθλήματα (φυσική σφαίρα), δεν αναπτύσσουμε γνώσεις (κοινωνική σφαίρα), δεν ακολουθούμε τα τελευταία επιτεύγματα στη βιομηχανία μας (πνευματική σφαίρα) ή δεν γνωρίζουμε τι είναι σημαντικό για εμάς στη ζωή (πνευματική σφαίρα), μπορεί να "γίνουμε αμβλύ Με ανισορροπία.

3. Αποτελεσματικός σχεδιασμός: Επιλέξτε στόχους για κάθε ρόλο

Σκεφτείτε ποιο είναι το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε σε κάθε ρόλο αυτήν την εβδομάδα για να επιτύχετε θετικά αποτελέσματα. Τι είναι απαραίτητο, π.χ. ως σύζυγος, σύζυγος, γονέας, υπάλληλος; Κατά την αναζήτηση δραστηριοτήτων, χρησιμοποιήστε μια πυξίδα, όχι ένα ρολόι και εστιάστε σε ό, τι είναι σημαντικό, όχι επείγον. Αυτό μπορεί, για παράδειγμα, να είναι ραντεβού με έναν άντρα, περισσότερο χρόνο για ένα παιδί, να συλλέγει πληροφορίες για ένα μάθημα ανάγνωσης ταχύτητας, διαλογισμό. Θέστε τον εαυτό σας έναν ή δύο στόχους για κάθε ρόλο.

4. Αποτελεσματικός προγραμματισμός: μάθετε να παίρνετε αποφάσεις

Για να μεταφράσετε τους στόχους του τριμήνου ΙΙ σε ένα σχέδιο δράσης, πρέπει να μάθετε να λαμβάνετε τις σωστές αποφάσεις καθ 'όλη τη διάρκεια της εβδομάδας. Προσπαθούμε συχνά να βρούμε χρόνο για "σημαντικές" δραστηριότητες στα τέταρτα I και III, οι οποίες είναι ήδη γεμάτες δραστηριότητες. Πετάμε από τη μια υπόθεση στην άλλη, την εμπιστευόμαστε σε κάποιον άλλο, την αναβάλλουμε, ελπίζοντας να βρούμε χρόνο για τα πιο σημαντικά πράγματα. Όμως - όπως γράφει ο Stephen R. Covey - " το θέμα δεν είναι να δώσουμε προτεραιότητα στα σχέδια, αλλά να σχεδιάσουμε τις προτεραιότητες." Φανταστείτε ένα ευρύ βάζο στο οποίο βάζετε μεγάλες πέτρες. Αν και το βάζο είναι γεμάτο με πέτρες, δεν είναι γεμάτο, μπορείτε να πασπαλίζετε χαλίκι στα κενά. Αλλά η αλήθεια είναι ότι το βάζο δεν είναι ακόμα γεμάτο - μπορείτε να προσθέσετε άμμο και στη συνέχεια να προσθέσετε λίγο περισσότερο νερό. Οι στόχοι μας στο τρίμηνο ΙΙ είναι "μεγάλες πέτρες". Εάν πρώτα ασχοληθούμε με άλλα ζητήματα - νερό, άμμο και χαλίκι και μετά θέλουμε να ενσωματώσουμε μεγάλες πέτρες στο σχέδιο, οι προσπάθειές μας θα είναι μάταιες. Αλλά αν γνωρίζουμε ποια πράγματα είναι μεγάλες πέτρες και τα εγκαταστήσουμε πριν από όλους τους άλλους, θα δούμε πόσα μπορούμε να πετύχουμε, και πόσο νερό, άμμο και χαλίκι υπάρχουν στους κενούς χώρους. Θα επιτύχουμε αυτό που θεωρούμε σημαντικό και ταυτόχρονα θα «προσαρμόσουμε» άλλες δραστηριότητες ανάλογα.

5. Αποτελεσματικός προγραμματισμός: οργανώστε κάθε μέρα

Οι καθημερινές σας εργασίες είναι να κάνετε πρώτα τα πιο σημαντικά πράγματα, παρά τις απρόσμενες περιστάσεις και προκλήσεις της ημέρας. Μερικές φορές θα καταφέρετε να εφαρμόσετε ένα σχέδιο, άλλες φορές θα πρέπει να το αλλάξετε, αλλά όταν παίρνετε αποφάσεις, βασιστείτε στις ενδείξεις της εσωτερικής σας πυξίδας. Για να θέσετε πρώτα τα πιο σημαντικά πράγματα, το πρωί:

Φανταστείτε το μάθημα της ημέρας - αναθεωρήστε το εβδομαδιαίο πρόγραμμα, εντοπίστε τον εαυτό σας, δείτε αυτήν την ημέρα στο πλαίσιο των 7 ημερών. Αυτό θα σας βοηθήσει να αντιδράσετε κατάλληλα σε απρόσμενες καταστάσεις.

ΡΥΘΜΙΣΤΕ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΕΣ - επισημάνετε τις δραστηριότητές σας με τα σύμβολα των τετάρτων I και II - χάρη σε αυτό θα είστε σίγουροι ότι τα θέματα του τριμήνου III δεν ταιριάζουν στο πρόγραμμά σας. Εάν απαιτείται περαιτέρω ιεράρχηση, σημειώστε τις δραστηριότητες των τετάρτων I και II με περισσότερες λεπτομέρειες (π.χ. με κύκλο).

ΟΡΙΣΜΟΣ ΩΡΕΣ ΚΑΙ ΩΡΑ - διαχωρίστε εκείνα που είναι αυστηρά χρονομετρημένα από αυτά που μπορούν να εκτελεστούν οποιαδήποτε στιγμή της ημέρας. Επίσης, γράψτε τα χρονικά όρια για συγκεκριμένες δραστηριότητες.

6. Αποτελεσματικός προγραμματισμός: αξιολογήστε την αποτελεσματικότητά σας

Στο τέλος της εβδομάδας, σκεφτείτε ποιοι στόχοι επιτύχατε, ποιες προκλήσεις αντιμετωπίσατε, ποιες αποφάσεις πρέπει να κάνετε και αν τα πιο σημαντικά πράγματα ήρθαν πρώτα όταν κάνατε μια επιλογή. Η εβδομαδιαία περίληψη σάς βοηθά να αποφύγετε να επαναλάβετε τα ίδια λάθη, σας επιτρέπει να είστε πιο αποτελεσματικοί τις επόμενες εβδομάδες.